«Wir sind Teil der Entscheidungsprozesse.»

Du hast vor 16 Jahren die Sekretariatsarbeit am IEF übernommen.
Wie war die erste Zeit?

Ein Sprung ins kalte Wasser! Es war eine schwierige Zeit. Das Sekretariat war mehr als einen Monat nicht besetzt und ich musste mich erst mal zurechtfinden. Die Kollegin, die parallel für die Kursorganisation zuständig war, verliess das IEF nach einem Jahr und ich durfte auch diese Arbeit übernehmen. Ich war oft auf mich alleine gestellt. Glücklicherweise hatte ich mit Christina Spirig eine erfahrene Bereichsleiterin, die ihre Praxis am IEF hatte und für Fragen und Unterstützung schnell zur Verfügung stand. Christina und ich fühlten uns oft wie in einem kleinen Familienbetrieb – wir kommen beide aus KMU-Familien. So verbrachten auch unsere Kinder den einen oder anderen Nachmittag am IEF damit, den Versand zu verpacken oder halfen bei einfachen Arbeiten.

Der IEF-Betrieb hat sich dann stetig weiterentwickelt?

Ja, entscheidend war, dass wir so viele Interessent:innen für den Lehrgang «Systemische Therapie und Beratung» hatten, das ist heute die postgraduale Weiterbildung «Systemische Psychotherapie IEF». Die Nachfrage war so stabil, dass wir ab 2010 von der Durchführung alle zwei Jahre auf einen alljährlichen Beginn umstellen konnten. Das sicherte uns eine wirtschaftlich stabile Basis.

Mit der Zeit bildete sich zusammen mit den Leitungen der anderen Fachbereiche eine stabile Kerngruppe heraus, die als gutes Team funktionierte und dem systemischen Ansatz verbunden war. Neue Bereichsleitende brachten neue Themen, die sie mit vollem Einsatz erfolgreich umsetzten. Inzwischen sind wir auch im Sekretariat ein gut eingespieltes Team, das sehr selbstständig arbeitet. Zusammen mit den Bereichsleitenden und dem Vorstand sind wir eine starke «Truppe»! Das kommt auch an den ein bis zwei Mal im Jahr stattfindenden Retraiten gut zum Ausdruck: Unterdessen können wir viel besser mit Herausforderungen umgehen und entwickeln immer wieder neue Ideen und Projekte.

Das Sekretariat ist so etwas wie die Schaltzentrale des IEF. Wie sieht ein typischer Arbeitstag aus?

Wenn es ein Dienstag ist, hole ich auf dem Arbeitsweg die Blumen vom Markt. Als Erstes müssen dann die Räume für die Seminare vorbereitet werden. Bald trudeln die Teilnehmenden und Dozierenden ein. Die Technik muss eingerichtet werden. Anschliessend beantworte ich Mails und telefonische Anfragen und immer mal wieder räumen wir auf, bringen verirrte Teilnehmende auf den richtigen Weg – ich meine natürlich in den richtigen Kursraum. Am Nachmittag bleibt – immer mit einem Blick auf den Maileingang – vielleicht Zeit, um Lehrgänge zu organisieren, Aufträge der Bereichsleitenden umzusetzen und all die anderen Arbeiten neben dem Kursbetrieb zu erledigen. Das Sekretariat organisiert zum Beispiel auch notwendige Reparaturarbeiten, vermietet Seminarräume, erstellt Statistiken für Behörden oder ich beschäftige mich mit dem Handelsregister, meine absolute Lieblingsbeschäftigung! Gegen Ende des Arbeitstages geht es dann nochmals ans Aufräumen.

Das IEF ist ja gerade wieder dabei, seine Organisationsform weiter zu entwickeln.
Wie erlebst du das?

Ja, wir bezeichnen uns als eine lernende Organisation. Eine Institution wie das IEF zu leiten, ist nicht ganz einfach und da haben wir so einiges ausprobiert. Als ich angefangen habe, überbrückte der Vorstand die Vakanzen, dann wurde kurzzeitig ein Geschäftsleiter eingesetzt, danach eine betriebswirtschaftliche Leitung, dann übernahmen die Bereichsleitenden auch die Institutsleitung und der Vorstand wurde mit eingebunden. Mit jedem Entwicklungsschritt muss auch eine passende Form gefunden werden. Seit Anfang Jahr testen wir eine neue Struktur mit verschiedenen Gefässen. Dabei sind wir als Sekretariatsteam immer Teil des Entscheidungsprozesses. Zum Beispiel wurde die letzte Retraite von einer Mitarbeiterin aus dem Sekretariat, einer Bereichsleiterin und einem Vorstandsmitglied gestaltet und organisiert. Wir versuchen immer wieder neue Formen, wie wir uns auf «Augenhöhe» begegnen und wie wir effizient und selbstorganisiert arbeiten wollen.

Warum ist das anders als in anderen Betrieben?

Lösungen «von der Stange» funktionieren am IEF nicht – da sind wir immer wieder gefordert. Ein gutes Beispiel dafür ist die Businesssoftware, die unsere Arbeit ungemein erleichtert. Das Grundprinzip ist, die Prozesse zu standardisieren. Das aber widerspricht der Realität des IEF ziemlich fundamental. Jede Bereichsleiterin, jeder Bereichsleiter hat ganz eigene Vorstellungen, wie, was und wo gemacht werden soll. Und vor allem müssen die individuellen Bedürfnisse der Teilnehmenden so weit als möglich mit einbezogen werden. Wir Mitarbeitende auf dem Sekretariat stehen dann manchmal zwischen den persönlichen Anliegen und der technischen Realität. Das ist oft anspruchsvoll, aber wir finden immer gute Lösungen.

Was waren deine persönlichen Highlights am IEF?

In meinen 16 Jahren war das IEF an drei verschiedenen Orten beheimatet, somit organisierte ich zwei Umzüge. Beim Umzug an die Schulhausstrasse konnten wir Räume im Rohbau mieten. Das bedeutete grosse Umbauten, für die ich viel Verantwortung übernehmen durfte. Da konnte ich auch viel lernen und es hat mir sehr gefallen, dass alle ihre Wünsche einbringen konnten. Ich finde, das ist uns gut gelungen.

In sehr guter Erinnerung ist mir auch unser Teamausflug, als wir Mechthild Reinhard und die sysTelios Klinik in Wald-Michelbach besuchten. Sie hat uns ihr Feuer für den systemischen Ansatz auf ihre starke, ganz eigene Art nähergebracht. Das war ein wichtiges Erlebnis, das mich bis heute inspiriert, engagiert am gleichen Strick zu ziehen.

Kürzlich haben wir den 30. Jahrgang unserer Psychotherapieausbildung verabschiedet. Das war ein sehr emotionaler Moment, als 21 Studierende nach 4 Jahren ihre Weiterbildung beendeten. Für mich war es richtig schön, zu erleben, dass auch ich ein Teil von einer Institution bin, die Menschen in ihrer Entwicklung fördert und begleitet.

Wie würdest du deine persönliche Entwicklung in den 16 Jahren am IEF beschreiben?

Da ich zu Beginn im Sekretariat alleine war, musste ich erst mal lernen mir selber zu helfen. Wichtig für mich war es zu erkennen, dass Management eigentlich bedeutet, die Sache an die Hand zu nehmen. Das habe ich dann auch gemacht und entsprechende Weiterbildungen besucht. In der Zwischenzeit sind wir im Sekretariat ein gutes Team. Gerade in der Pandemiezeit war ich sehr froh, dass mich die jüngere Generation durch den Technikdschungel geführt hat. Es tut mir auch gut, die Verantwortung, die manchmal auch eine Last sein kann, zu teilen und sie jetzt auf meine Pensionierung hin langsam zu übergeben. Es ist wirklich wertvoll in einem Betrieb zu arbeiten, in dem alle die Unternehmenskultur mitgestalten. Jede Person, die neu ins Team kommt, bringt das Gefüge ein bisschen in Bewegung und es muss neu ausgerichtet werden. So hat sich auch meine Arbeit immer wieder verändert. Ich glaube, das war der Grund dafür, dass ich mich am IEF so lange so wohl gefühlt habe.

Weisst du bereits, was du nach deiner Pensionierung machen möchtest?

Ich bin sehr gespannt auf den neuen Lebensabschnitt. Ich habe mich bei der Blindenhundeschule Allschwil für einen Patenhund angemeldet und werde einen Welpen zum Junghund begleiten. Danach übernimmt die Schule die Ausbildung des Hundes zum Begleithund. Auf diese neue Aufgabe freue ich mich sehr, auch wenn ich weiss, dass es ganz schlimm sein wird, wenn ich ihn oder sie im Alter von etwa 18 Monaten wieder an die Schule abgeben muss.

Auf jeden Fall wünsche ich allen rund ums IEF eine gute Zeit und sage dann im Dezember Adieu …

Das Gespräch wurde im IEF Magazin Nr. 17 im Herbst 2023 publiziert.